A visszatekintő megbeszéléseket tartom a legfontosabbnak egy csapat fejlődése szempontjából. Ezek olyan találkozások, amikor egy pillanatra megállunk és tükörbe nézünk, vagy gondolatban fellapozzuk az elmúlt időszakban készült selfieinket. Ha készültek. Ez az a találkozó amikor a fejszét élezzük, hogy utána egyre hatékonyabban tudjunk fát vágni. A visszatekintés akkor hatékony, ha sikerül a legfontosabb akadályokkal, legjelentősebb tanulságokkal foglalkozni és olyan döntéseket hozni, hogy a csapat az elkövetkező időszakban elkerülje, feloldja ezeket a hatásokat és így folyamatosan élesebb és élesebb fejszével dolgozhasson.
A visszatekintés típusú megbeszélés 5 lépése:
- teremtsd meg a megfelelő környezetet
- gyűjtsd össze az adatokat
- vond le a következtetéseket
- döntsd el mik a teendők
- zárd le a találkozót
1. Teremtsd meg a megfelelő környezetet
Facilitátorként tudatosítanod kell azt, hogy a csapat, vagy a résztvevők milyen akadályokkal küzdöttek a vizsgált időszakban. Illetve azt is, hogy mi volt az időszak és így a csapat célja, és vajon az mennyire teljesült. A résztvevőket milyen belső tényezők akadályozzák? Mindehhez meg kell találnod a megfelelő eszközöket, környezetet.
A lehetséges belső akadályok (később lesz még szó ezek megoldásáról):
- introvertált emberek
- bizalom hiány
- fókusz vesztés
- külső környezet
- motiváció hiánya
A csapatot érdemes időnként emlékeztetni időnként arra, hogy miért is vannak együtt.
A megfelelő környezet megteremtésénél a facilitátor dolga átgondolni azt, hogy:
- kik legyenek a résztvevők
- mi legyen a helyszín
- alkalmas időpont
- megfelelő eszközök (flipchart, tábla,…)
- hogyan fogja a jelenlegi helyzetet prezentálni – ehhez szükséges prezik vagy nyomtatványok
2. Gyűjtsd össze az adatokat
Szép és jó hogy facilitátorként te mindent beleadtál, de a résztvevőknél van minden olyan információ ami a saját fejlődésüket szolgálja. Ezért az a feladatod, hogy ezeket az információkat kinyerd belőlük, hogy kikerüljenek az “asztalra” és mindenki ráláthasson ezekre. Rendkívül sokat segít egy nagy tábla, vagy legalább egy flipchart. Van olyan facilitátor is aki inkább kivetíti a dokumentumot amibe az infókat írja. A lényeg, hogy mindenki számára átlátható legyen hogy mik voltak az elhangzott infók (az sem utolsó szempont, hogy megteremtjük annak a hangulatát, hogy “számít amit mondok, hiszen felkerül egy táblára”).
és kérd meg a résztvevőket hogy cetlikre írják fel egyénileg hogy miket tapasztaltak, majd ragasszák fel a táblázat megfelelő részébe
Mivel az időnk és energiánk véges, és az összegyűjtött infókból több érkezik, mint amennyit fel tudnánk dolgozni, a mi dolgunk, hogy ezeket az infókat csoportosítsuk, tömbösítsük, majd a résztvevőkkel priorizáljuk.
3. Vond le a következtetéseket
Az 1-2 legfontosabb javítandó meghatározása után gyűjts javaslatokat, hogy azokat milyen változtatással, tevékenységgel, egyeztetéssel lehetne megoldani. Segítsd a csoportot a javaslatok megfogalmazásában, táblára írásában.
4. Döntsd el mik a teendők
Egyszer egy tanuló megkérdezte a mestert, hogy: “Mester, sokáig kell még várnunk ahhoz, hogy a dolgok jobbra forduljanak?”, a mester ezt válaszolta: “Ha várunk, még sokáig…”
Két visszatekintő találkozó között általában néhány hét szokott eltelni. Ennél a pontnál az a fontos, hogy meghatározzuk konkrétan mit is oldunk meg a következő alkalomig és ezt ki vállalja. Rendszeres visszatekintések során előbb-utóbb mindenki sorrakerül a problémák megoldásánál, ezért nem cél, hogy egy alkalommal sokan vállaljanak fel valamit. A lényeg, hogy valamilyen számonkérhető eredménye legyen a megfogalmazott változásoknak!
5. Zárd le a találkozót
Ennél a megbeszélés típusnál különösen fontos, hogy a végén mi facilitátorként is tanuljunk. Hiszen ez az egyik legösszetettebb, legváltozatosabb találkozó amivel facilitátorként találkozunk. A zárókör kérdése amire mindenkitől várunk valamilyen választ:
Mi volt számodra a leginkább hasznos, építő ezen a találkozón?
Mi az, amit javítandónak tartasz a facilitálással kapcsolatban? Hogyan lehetett volna ez a találkozó még eredményesebb?
Milyen gyakran tartsunk visszatekintést?
Jó, ha ezek a megbeszélések egy megszokott ütemben vannak megtartva, van ritmusuk. A kétheti, havi ritmus a leggyakrabban használt ritmus. Azok a csapatok, akik már felismerték a visszatekintés erejét, átválthatnak “stop the line” üzemmódra, vagyis akkor tartják meg a visszatekintést, amikor észlelnek valamilyen problémát. Hosszabb projektek közben érdemes rendszeresen visszatekinteni, rövidebb projektek esetén (1-2 hét) elég projekt záráskor.